Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan system (system development) dapat berarti menyusun suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
- Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul disistem yang lama yang dapat berupa :
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan system yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
- Tidak efisiensinya operasi.
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya system yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan system yang lama tidak efektif lagi, sehingga system yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
- Untuk meraih kesempatan-kesempatan(Opportunities)
Tenologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras computer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.
- Adanya instruksi-instruksi (derivatives)
Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indicator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan system yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- Keluhan dari langganan
- Pengiriman barang yang sering tertunda
- Pembayaran gaji yang terlambat
- Laporan yang tidak tepat waktunya
- Isi laporan yang sering salah
- Tanggung jawab yang tidak jelas
- Waktu kerja yang berlebihan
- Ketidakberesan kas
- Produktifitas tenaga kerja yang rendah
- Banyaknya pekerja yang menganggur
- Kegiatan yang tumpang tindih
- Tanggapan yang lambat terhadap langganan
- Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
- Persediaan barang yang terlalu tinggi
- Pemesnaan kembali barang yang tidak efisien
- Biaya Operasi yang tinggi
- File-file yang kurang teratur
- Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
- Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)
- Investasi yang tidak efisien
- Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
- Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites)
- Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
- Dll.
Proses pengembangan system dapat digambarkan sebagai berikut :
Dengan telah dikembangkannya system yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:
- Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.
- Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
- Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
- Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
- Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
- Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
§ Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajeman
§ Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
§ Semua alternative yang ada harus diinvestigasi
§ Investasi yang terbaik harus bernilai
§ Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
§ Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system.
§ Proses pengembangan system tidak harus urut
§ Jangan takut membatalkan proyek
§ Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system
