Penerimaan
Kas Melalui Pos
Penerimaan
kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterima di amplop atau berupa
poswesel. Apabila cek yang diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka
harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang diantaranya membuat daftar cek
yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap.
Dalam daftar tersebut dicantumkan nama
pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama beserta
cek-cek yang diterima, dikirimkan kepada kasir. Lembar kedua dikirimkan kepada
bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang
bersangkutan sebagai arsip.
Apabila
penerimaan kas melaui pos berupa poswesel, maka seperti halnya penerimaan cek
melalui pos, penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama
membuat daftar poswesel sebanyak 3 (tiga) rangkap, sedangkan petugas kedua
bertugas menguangkan poswesel ke kantor pos.
Petugas ini harus mendapatkan
penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan poswesel atas nama perusahaan,
dan memiliki kartu C7. Pendistribusian daftar penerimaan poswesel, sama seperti
halnya daftar penerimaan cek.
Kasir
menyetorkan cek dan uang ke bank, dan petugas di bagian akuntansi mencatat
transaksi penerimaan kas dalam jurnal. Dengan demikian apabila saldo menurut
laporan bank direkonsiliasi (hal ini akan dibahas kemudian) oleh orang keempat,
maka kesalahan atau kecurangan yang dilakukan dapat diketahui karena kas yang
disetorkan ke bank harus sama jumlahnya dengan catatan yang dibuat oleh ketiga
petugas lainnya.
Dengan cara demikian, kecurangan jelas akan sulit dilakukan
kecuali jika mereka bersekongkol.
Petugas penerimaan pembayaran melalui pos
harus melaporkan penerimaan tersebut kepada si pengirim. Jika hal ini tidak
dilakukan, pengirim pasti akan menanyakannya. Kasir harus menyetorkan seluruh
uang yang diterimanya, sebab saldo menurut laporan bank harus sama dengan saldo
kas menurut bagian catatan di bagian akuntansi.
Petugas di bagian akuntansi dan
petugas yang akan melakukan rekonsiliasi tidak menangani uang atau cek yang
diterima, sehingga mereka tidak mempunyai peluang untuk menggunakan atau
menyelewengkan kas perusahaan.
